Por “ganiropa”
La Importancia Vital del Control
En el mundo de
los proyectos de emprendimiento, donde los recursos son escasos y la
competencia es feroz, el Control de Gestión Administrativa (CGA) no es
un lujo, sino una necesidad de supervivencia. Para un administrador en
formación, el CGA es la herramienta que nos permite responder la pregunta
clave: "¿Vamos por buen camino o estamos desviándonos de la meta?"
El CGA es el corazón del tema
generador de su Trayecto IV: "DIRECCIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS". Su función primordial es garantizar que las
acciones que planificamos (nuestra estrategia de negocio, los objetivos de
ventas, el presupuesto) se realicen de manera eficiente y efectiva en la
práctica.
Objetivos
del Control de Gestión en un Emprendimiento:
1.
Asegurar Metas (Efectividad): Garantizar
que el proyecto alcance las metas de mercado y de producción definidas en la
planificación.
2.
Cuidar el Capital (Eficiencia): Evitar el
despilfarro de capital, tiempo y esfuerzo, asegurando que cada bolívar
invertido genere un retorno.
3.
Identificar Riesgos: Prever problemas
antes de que se conviertan en crisis (por ejemplo, detectar un aumento en el
costo de la materia prima a tiempo).
4.
Promover el Aprendizaje: Convertir cada
error o desviación en una lección para ajustar y mejorar los futuros planes y
procesos del emprendimiento.
El
Ciclo Dinámico del Control: Un Ejemplo Práctico
El CGA se
aplica a través de un ciclo continuo de seis fases interconectadas. Usaremos
como ejemplo práctico un equipo de estudiantes PNFA que ha creado una Pequeña
Empresa de Postres Artesanales a Domicilio (PyME/Emprendimiento).
Fase 1: Establecer Estándares
o Indicadores Clave (KPIs)
Es el punto de partida. Definimos
qué y cómo vamos a medir el éxito. Estos estándares deben ser claros y
cuantificables.
- Aplicación Práctica: El equipo define un
estándar clave para el proceso de producción.
- Estándar: El costo de los ingredientes de
cada postre (Costos de Material Directo) no debe superar el 40% del
precio de venta del producto final. (Esto garantiza un buen margen bruto,
como se estudia en el Momento IV de su proyecto: Costo de Producción e
Informes Financieros).
Fase 2: Observar y Medir el
Desempeño Real
Se recopilan los datos reales de
la operación sin emitir juicios, utilizando registros, hojas de trabajo (como las
que usan para el Momento II: Indicadores de Gestión) y facturas.
- Aplicación Práctica: Al final del mes, el
equipo suma todos los costos de ingredientes y los compara con las ventas.
- Medición Real: El promedio de costos de
ingredientes ha sido el 48% del precio de venta.
Fase 3: Comparar el Desempeño
con el Estándar
Se contrasta lo planificado (el
estándar) con lo ejecutado (la medición real).
- Aplicación Práctica:
- Estándar (Lo deseado): 40%
- Real (Lo ejecutado): 48%
- Resultado de la Comparación: ¡Hay una
desviación negativa del 8%! El equipo está gastando más de lo
presupuestado en la materia prima.
Fase 4: Detectar la Desviación
y Analizar la Causa
Se identifica la desviación y, lo
más importante, se realiza un análisis de las causas fundamentales para saber por
qué falló el proceso. No se trata de buscar culpables, sino de encontrar
la causa-raíz del problema.
- Aplicación Práctica: El equipo investiga el
origen del gasto excesivo:
- Desviación: 8% de sobrecosto.
- Análisis Causal: Descubren que la desviación
no se debe a un aumento de precios general, sino a la compra de
harinas y chocolates de marcas premium que, aunque son de excelente
calidad, son demasiado costosas para el margen establecido.
Adicionalmente, identifican un desperdicio de ingredientes por
errores en las porciones durante la preparación.
Fase 5: Aplicar Acciones
Correctivas
Se diseñan e implementan las
acciones necesarias para corregir la causa de la desviación y evitar que se
repita.
- Aplicación Práctica: Se toman dos acciones
correctivas:
- Ajuste de Compras: La administradora de
compras recibe la instrucción de cambiar de proveedor para las
harinas y conseguir una marca de calidad similar, pero con un costo que
se ajuste al 40% presupuestado.
- Capacitación Operativa: El equipo de
producción realiza una revisión de procedimientos para medir las
porciones de manera exacta, reduciendo el desperdicio. (Esto se vincula
con la Formación para el Crecimiento y Desarrollo del Momento II de su
proyecto).
Fase 6: Retroalimentación para
la Planificación Futura
El ciclo se completa al usar la
información obtenida para mejorar los planes futuros. El control alimenta la
planificación, creando un sistema de mejora continua.
- Aplicación Práctica: El equipo de
Planificación de Operaciones aprende dos cosas:
- Refinar el Estándar: El estándar original
era muy estricto. Deciden ajustarlo al 42% para tener un mejor equilibrio
entre calidad y costo.
- Mejorar el Proceso: Incluyen en la descripción
de tareas que todo el personal de cocina debe asistir a una
capacitación trimestral sobre el manejo eficiente de inventarios para
minimizar el desperdicio.
El Control de
Gestión no es una lista de verificación al final del proceso; es un mecanismo
de ajuste en tiempo real. Para ustedes, futuros Licenciados en
Administración, este ciclo de control (establecer, medir, comparar, corregir y
aprender) es la habilidad más valiosa. Les permite pilotar su proyecto de
emprendimiento con la certeza de que están tomando decisiones informadas
y ajustando el rumbo continuamente, garantizando así la Evaluación de la
Gestión Operativa que es el propósito central de su Trayecto IV.
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