LA ADMINISTRACIÓN Y SUS FASES PARA LA TOMA DE DECISIONES ORGANIZACIONALES EN EL CONTROL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO

La Administración: Una Perspectiva Epistemológica

 

    La Administración (del latín ad -hacia- y ministratio -servicio-) no es simplemente un conjunto de técnicas; es un campo de estudio epistemológicamente complejo. Se sitúa en la intersección de las ciencias sociales (por su enfoque en el comportamiento humano y organizacional), las ciencias económicas (por su enfoque en la eficiencia y la optimización de recursos escasos) y una práctica tecnológica o arte (por la necesidad de juicio, creatividad e intuición en la toma de decisiones). Desde esta perspectiva, la Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que individuos, trabajando juntos en grupos, cumplen metas seleccionadas de manera eficiente. Su existencia se justifica por la necesidad de alcanzar objetivos que superan la capacidad de un solo individuo, maximizando la sinergia colectiva. 

El Proceso Administrativo: Un Ciclo de Interdependencia. 

    El corazón de la práctica administrativa es el Proceso Administrativo, un conjunto cíclico e interrelacionado de funciones propuesto inicialmente por Henri Fayol. Estas fases no son etapas discretas y secuenciales que se cumplen una vez, sino funciones continuas e interdependientes que se ejecutan de manera simultánea o con una superposición significativa: 

1. Planificación • Definición: Determinar los objetivos que se van a alcanzar, definir las estrategias y políticas para lograrlos y desarrollar planes detallados para coordinar las actividades. • Rol en el Ciclo: Es la función primaria. Proporciona la base y el estándar para todas las demás fases. Sin planificación, no hay metas que organizar, guiar o medir. 

2. Organización • Definición: Establecer la estructura intencional de roles (puestos), identificar y clasificar las actividades requeridas, agrupar estas actividades, asignar un administrador con autoridad y proveer los recursos necesarios. • Rol en el Ciclo: Traduce los planes en estructuras y asignaciones de trabajo concretas, haciendo posible la ejecución. 

3. Dirección • Definición: Influir en las personas para que contribuyan al logro de los objetivos organizacionales y grupales. Implica liderazgo, motivación, comunicación y supervisión. • Rol en el Ciclo: Pone los planes y la estructura en acción, siendo el motor del desempeño a través del factor humano. 

4. Control • Definición: Medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los eventos se ajusten a los planes. • Rol en el Ciclo: Es la función que cierra el ciclo. Compara el desempeño real con los estándares de la Planificación y retroalimenta el sistema para la Planificación futura (es un insumo para la siguiente iteración). 

La Relación de Interdependencia. 

    La interdependencia es clave: • La Organización y la Dirección solo tienen sentido si se basan en la Planificación (¿Qué hacer y para qué?). • El Control requiere estándares definidos en la Planificación y evalúa la efectividad de la Organización y Dirección. • El Control genera información de retroalimentación que modifica o refina la Planificación del siguiente ciclo, lo que subraya la naturaleza cíclica del proceso. 

La Administración es Esencialmente Toma de Decisiones. 

    La afirmación de que la Administración es esencialmente toma de decisiones se basa en el hecho de que cada una de las cuatro funciones del proceso administrativo (Planificación, Organización, Dirección y Control) solo puede llevarse a cabo a través de una cadena de elecciones y juicios. Veamos: Planificación: Decidir los objetivos (qué queremos lograr), las estrategias (cómo lograrlos) y los cursos de acción detallados. Organización: Decidir la estructura óptima (divisional, matricial), delegar la autoridad y la asignación de recursos. Dirección: Decidir los estilos de liderazgo, cómo motivar al personal y los canales de comunicación a utilizar. Control: Decidir los estándares de desempeño, si se requieren acciones correctivas y qué tipo de acción tomar. Si un administrador no toma una decisión, la acción se detiene, la inercia prevalece y la organización se desvía de sus objetivos. Por lo tanto, la toma de decisiones es el proceso cognitivo fundamental que traduce la intención (planes) en realidad (acción y control). Es el mecanismo de elección para resolver problemas o aprovechar oportunidades en un contexto de recursos limitados e incertidumbre. 

La Necesidad de Información Pertinente y Relevante. 

    En la práctica administrativa, las decisiones raramente se toman bajo una condición de certidumbre total. El entorno es dinámico e incierto, lo que implica un riesgo intrínseco. Es aquí donde la información pertinente y relevante se convierte en el recurso más crítico del administrador. La información reduce la incertidumbre y permite que las decisiones pasen de ser un simple acto de "adivinanza" a un proceso de juicio informado y racionalidad limitada. 

            1. Pertinencia La información es pertinente cuando se relaciona directamente con el problema u oportunidad específica que la decisión busca abordar a fin de evitar la sobrecarga ya que la pertinencia ayuda al administrador a filtrar el "ruido" y enfocarse solo en las variables que realmente impactan el resultado de la decisión (por ejemplo, para decidir una inversión en marketing, el precio de las acciones del competidor puede ser de interés, pero el clima en una ciudad lejana no lo es), además, la información pertinente se alinea con los objetivos estratégicos de la organización. Un administrador debe tener información que mida el progreso hacia esos objetivos. 

           2. Relevancia La información es relevante (o de alta calidad) cuando cumple con ciertos criterios que la hacen confiable y útil: • Oportunidad: Debe estar disponible en el momento en que se necesita para la decisión (la información antigua sobre un mercado volátil es irrelevante). • Exactitud/Confiabilidad: Debe ser precisa, verificable y provenir de fuentes de datos confiables (los datos internos deben ser consistentes y los externos validados). • Exhaustividad: Debe proporcionar una visión completa del problema y sus alternativas, evitando omisiones que puedan sesgar el resultado. 

La Ecuación Crítica. 

La calidad del proceso administrativo y, por extensión, el rendimiento organizacional, se puede ver como una función directa de la calidad de sus decisiones. A su vez, la calidad de la decisión depende de la información utilizada: 

Rendimiento Organizacional ≈ f (Calidad de la Decisión) 

Calidad de la Decisión ≈ g (Información Pertinente y Relevante). 

    En síntesis, sin decisiones, no hay Administración; sin información de alta calidad, las decisiones son meros actos de fe, aumentando el riesgo y disminuyendo la eficiencia y la efectividad de todo el proceso administrativo. La habilidad gerencial reside en gran medida en la capacidad de interpretar y transformar la información en acciones productivas. 

Control y Desempeño Organizacional. 

La fase de Control es fundamental para garantizar el Desempeño Organizacional (DO). El DO se define como la capacidad de una organización para alcanzar sus objetivos utilizando sus recursos de manera eficiente y efectiva. El Control se relaciona íntimamente con la Planificación a través de tres pasos esenciales: 1. Establecimiento de Estándares: Los estándares de control son los criterios de desempeño que surgen directamente de los objetivos y planes detallados definidos en la fase de Planificación. Un plan mal definido, sin objetivos medibles, hace imposible el control. 2. Medición del Desempeño: Se mide el desempeño real (p. ej., ventas, costos, calidad) utilizando los indicadores establecidos. 3. Corrección de Desviaciones: Se compara el desempeño medido con los estándares. Si existe una desviación negativa (el desempeño es inferior al estándar), se toman acciones correctivas. Si la desviación es positiva, podría llevar a un replanteamiento de los estándares o a la identificación de mejores prácticas. El Control asegura que el Desempeño se alinee con las metas estratégicas establecidas en la Planificación. Es el mecanismo de autorregulación de la organización. 

Control de la Gestión Administrativa. 

    El concepto de Control de Gestión Administrativa (CGA) es la manifestación avanzada y estratégica de la función de Control dentro de la administración. El CGA va más allá de un simple control operativo (como la inspección de calidad o el control de inventario). Es un sistema integral diseñado para facilitar y asegurar la implementación exitosa de la estrategia organizacional. Características del Control de Gestión • Énfasis Estratégico: Se centra en los factores clave de éxito y en los indicadores que miden el progreso hacia las metas a largo plazo (vs. Control Operativo que se enfoca en el día a día). • Carácter Preventivo y Correctivo: No solo detecta errores post-facto, sino que también utiliza mecanismos de control concurrente (supervisión en tiempo real) y de retroalimentación para prevenir futuras desviaciones. • Herramientas Clave: Utiliza herramientas sofisticadas como el Cuadro de Mando Integral (CMI), presupuestos, análisis de costo-beneficio, y centros de responsabilidad (centros de costos, ingresos o utilidades) para monitorear el desempeño desde múltiples perspectivas (financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje). El CGA representa la culminación del proceso administrativo al conectar directamente la Planificación Estratégica con la Acción Operativa y el Desempeño. Garantiza que los recursos se usen para ejecutar la estrategia y que, mediante el control riguroso, se mantenga el camino hacia los objetivos organizacionales definidos en la Planificación, cerrando el ciclo de mejora continua.